Openheid, transparantie en integriteit zijn vandaag de dag belangrijke kernwaarden binnen veel organisaties. Vragen als: “zijn we nog steeds met de goede dingen bezig”’ en “kunnen we de wijze waarop wij ons werk doen nog uitleggen aan onze stakeholders?” worden dan ook regelmatig gesteld. Ook vragen als: “kunnen wij onszelf in de spiegel aankijken?” en, misschien nog wel belangrijker, “laten wij ons ook door anderen spiegelen en kritisch bevragen?” passeren de revue. Bovendien houden organisaties zich steeds meer bezig met maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarnaast zijn ze zich bewust van wat ze na willen laten voor de volgende generatie. Vraagstukken die samenhangen met integriteit.
Dit is het eerste blog in een drieluik van blogs over integere organisaties. In dit blog geven we antwoord op de vraag: hoe zorg ik ervoor dat mijn organisatie integer is?
Transparantie: je hoeft niet alle kaarten op tafel te leggen
Wanneer er over integriteit gesproken wordt, zijn openheid en transparantie belangrijke thema’s. Dit betekent natuurlijk niet dat je als organisatie al je kaarten op tafel hoeft te leggen. Het openbaren van bijvoorbeeld concurrentiegevoelige informatie kan de continuïteit van de organisatie in gevaar brengen. Daarom zou elke organisatie helder moeten hebben welke informatie als vertrouwelijk is aangemerkt en dit ook communiceren aan haar medewerkers. Belangrijk hierbij is om een antwoord te hebben op de kernvragen: “welke informatie mag er niet naar buiten komen?” en “wat zijn de gevolgen voor de continuïteit van de organisatie wanneer dit toch gebeurt?”.
Kleur bekennen: op welk moreel kompas varen we?
Steeds meer organisaties realiseren zich dat het niet meer uit te leggen is om grote winsten te boeken als gevolg van het schenden van mensenrechten in het productieproces of de totstandkoming van hun dienstverlening. Of het nu gaat om kinderarbeid, milieuvervuiling of belastingontduiking, meer dan ooit beseffen organisaties welke verantwoordelijkheid zij hebben bij de totstandkoming van hun financiële bedrijfsresultaat. In het verlengde hiervan, zijn zij scherp op het voorkomen van niet-integer gedrag binnen de eigen organisatie. Fraude en belangenverstrengeling zijn onderwerpen die continu aandacht vragen van de bestuurders van de organisatie. Ook zullen bestuurders zichzelf kritisch moeten blijven bekijken. Zijn ze zelf nog wel met de goede dingen bezig? Speelt het organisatiebelang of spelen er ook persoonlijke agenda’s een belangrijke rol? Wat is het effect van dit door de rest van de organisatie waargenomen voorbeeldgedrag? De centrale vraag hierbij is: “op welk morele kompas varen we?”
De organisatie leiding zal de gekozen strategie, het beleid en de daaruit voortvloeiende keuzes telkens moeten spiegelen aan de hand van drie elementen: continuïteit, integriteit en imago. Soms gaan ze samen, maar soms ook niet. Dat kan leiden tot lastige keuzes. Een organisatie die – bijvoorbeeld als gevolg van de Corona Crisis – in zwaar weer zit, heeft wat minder de ‘luxe’ om alle opdrachten met een vergrootglas langs de morele meetlat te leggen. Dan is de verleiding soms groot om een beslissing te nemen die niet helemaal in lijn is met het morele kompas (en misschien wel in strijd zijn met de eigen gedragscode of wetgeving), maar er wel voor zorgt dat er brood op de plank komt. Het is zaak om hier altijd alert op te zijn.
De kritische medewerker van vandaag en morgen
Niet alleen klanten en leveranciers zijn stakeholders die de organisatie kritisch volgen op het gebied van integriteit en moraliteit. Ook medewerkers houden dit scherp in de gaten. We zien de afgelopen jaren al dat organisaties in bepaalde bedrijfstakken (bijvoorbeeld fossiele brandstoffen of in de bio-industrie) moeite hebben om de beste medewerkers voor zich te winnen. Dit geldt niet alleen voor thema’s met betrekking tot klimaatverandering en dierenwelzijn, maar ook andere integriteit thema’s spelen een belangrijke rol voor de keuze van een medewerker voor zijn of haar toekomstige werkgever.
Stappenplan voor een integere organisatie
Bovenstaande zaken hebben invloed op de integriteit van een organisatie. Uit ervaring weten we dat organisaties moeite hebben met deze thema’s. Daarom hebben we een stappenplan ontwikkeld, met als doel: een integere organisatie.
Stap 1: Opstellen van regels en richtlijnen
Als organisatie is het belangrijk om niet alleen te bepalen wat je morele kompas is, maar deze ook te vertalen naar een gedragscode. Vervolgens is het van belang om deze binnen de organisatie te communiceren, de regels te handhaven en natuurlijk als leidinggevenden het goede voorbeeld te geven. Omdat elke organisatie zijn eigen, specifieke integriteit- en fraude risico’s heeft, is het van belang om maatwerk ‘spelregels’ te maken, die passen bij de bedrijfsactiviteiten en organisatiestructuur.
Stap 2: Implementatie en handhaving
De in de gedragscode opgenomen regels, richtlijnen en overige beheersmaatregelen zullen moeten worden geïmplementeerd en gehandhaafd. Daarbij zijn controlemechanismen nodig om te kunnen monitoren of iedereen zich aan de gemaakte afspraken houdt, waarbij het van belang is dat medewerkers elkaar aanspreken op normafwijkend gedrag.
Stap 3: Actualiseren en levendig houden
Regelmatig aandacht besteden aan de gedragscode, helpt om medewerkers scherp en bewust te houden. Waar nodig zullen de regels worden aangepast naargelang er meer of minder behoefte bestaat aan duidelijkheid op basis van ervaring en inzicht.
Uiteindelijk is het voor een aantal organisaties mogelijk om te opereren op basis van het zogenoemde principe van “Trust Rules”. Dit is een set van concepten en “best practices” om een betere balans te vinden tussen regels en vertrouwen, zodat men meer ruimte en de natuurlijke reflex krijgt om nieuwe regels te bedenken, in ruil voor leiderschap op basis van vertrouwen. De “Trust Rules” bieden handvatten voor een vrij klimaat, zowel binnen de organisatie als in samenwerking met partners en het ontstaan van een “moresprudentie”: de norm en waarden van een organisatie.
Stap 4: Integriteitsschendingen en fraude
Mocht het dan toch misgaan op het gebied van integriteit, dan is het belangrijk dat de betreffende onregelmatigheden zo snel mogelijk onder de aandacht van de organisatie leiding worden gebracht. Hiervoor is een werkomgeving nodig waarin medewerkers zich veilig voelen om melding te maken van niet-integer gedrag, omdat ze vertrouwen hebben in de opvolging door de organisatie leiding van hun melding. Eenmaal in beeld, zal er zorgvuldig en onafhankelijk onderzoek gedaan moeten worden. Hierdoor kunnen er passende maatregelen genomen worden
Integriteit begint al bij werving en selectie
Wanneer bovenstaande stappen worden doorlopen, is een integere organisatie in zicht. We moeten hierbij wel een belangrijke toevoeging doen. Integriteit begint namelijk al bij het werven van nieuwe medewerkers. Als organisatie wil je weten wat voor vlees je in de kuip hebt, ook als het gaat om integriteit en moraliteit. Daarom is het belangrijk om niet alleen te kijken naar de competenties en kwalificaties, maar ook te onderzoeken of de persoon in kwestie geen integriteitsrisico’s met zich meebrengt. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van strijdige nevenactiviteiten, een ‘opgeleukt’ CV of niet-integer gedrag in het arbeidsverleden van de sollicitant.
Integriteit begint al bij het werven van nieuwe medewerkers. Als organisatie wil je weten wat voor vlees je in de kuip hebt, ook als het gaat om integriteit en moraliteit.
De 7 integriteit-essenties van Signum Interfocus
Als aanvulling op het stappenplan, adviseren we op basis van onze ervaring dat iedere organisatie haar integriteit als volgt kan invullen.
- Aandacht en motivatie
Het belang van integriteit wordt onderschreven in de (strategische) doelstellingen van de organisatie. Er wordt periodiek aandacht besteed aan integriteit en het is regelmatig onderwerp van gesprek. Hierbij wordt integriteit positief benaderd: als iets wat de organisatie sterker maakt, geredeneerd vanuit het vertrouwen van stakeholders binnen en buiten de organisatie. Bestuurders, managers en medewerkers zijn intrinsiek gemotiveerd om altijd integer te handelen.
- Beleid & regelingen
Op het gebied van integriteit zijn duidelijke afspraken gemaakt, die kunnen rekenen op draagvlak binnen de organisatie. Deze afspraken zijn in een duidelijk beleid vastgelegd en vertaald naar een heldere, praktisch toepasbare integriteitscode. Er is aandacht voor communicatie en handhaving van het integriteitsbeleid.
- Grip op integriteitsrisico´s
De organisatie heeft inzicht in de belangrijkste integriteitsrisico’s buiten en binnen de organisatie. Organisatiestructuur, werkprocessen en controlemechanismen zijn zo ingericht dat niet-integer gedrag zo veel mogelijk wordt voorkomen en integriteitsschendingen zo snel mogelijk worden gesignaleerd en zo nodig worden onderzocht.
- Bewustzijn en voorbeeldgedrag
Toezichthouders, directie, management en medewerkers zijn zich bewust van het belang van integriteit binnen de organisatie en kunnen dit vertalen naar hun eigen rol. Ze zijn transparant over hun doen en laten en vermijden van nature belangenverstrengeling en situaties die een stevig beroep doen op hun integriteit. De organisatie leiding geeft hierin het goede voorbeeld.
- Herkennen van en omgaan met integriteitsdilemma’s
Medewerkers herkennen integriteitsdilemma’s en weten wat ze te doen staat als ze in een situatie komen waarin een beroep wordt gedaan op hun integriteit. Ze bespreken de situatie binnen de organisatie en delen hun afwegingen, waarna ze tot een weloverwogen beslissing komen. Medewerkers kunnen constructief reflecteren op eigen handelen en dat van anderen.
- Bespreekbaarheid en meldingsbereidheid
Medewerkers hebben inzicht in eigen gedrag en gedrag van anderen en de effecten die dit heeft op de omgeving. Medewerkers zijn in staat en voelen zich vrij om niet-integer gedrag te melden en hebben vertrouwen in een adequaat optreden van de organisatie leiding.
- Beperken van druk en verleiding
De organisatie brengt haar medewerkers niet onnodig in situaties waarin een stevig beroep wordt gedaan op hun integriteit. De organisatie stelt realistische targets en neemt prikkels en verleidingen weg.
In het volgende blog gaan we dieper in op de mogelijkheden om integriteit binnen een organisatie te verbeteren en vorm te geven. Daarbij geven we een uniek kijkje in de integriteit- en frauderisico’s binnen organisaties, aan de hand van concrete voorbeelden uit de praktijk.
Wilt u in de tussentijd advies over de integriteit van uw organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen u graag verder!