Bij het analyseren van tussenrekeningen stuit een financial controller op bedragen die hem niet bekend voorkomen. Navraag op de financiële administratie levert ook geen verklaring op. Wanneer men de bijbehorende facturen wil opzoeken blijken deze te ontbreken. Wie ook ontbreekt, is een van de medewerkers van de afdeling. Die is met vakantie. Bij terugkomst staat deze medewerker een onaangename verrassing te wachten: een confrontatiegesprek met een recherchebureau.
Onbekende betalingen
Wanneer er bij een zorginstelling vermoedens zijn van misstanden, doet men beroep op het vaste recherchebureau. Niet alleen ontbeert het de organisatie aan specialistische kennis en kunde, ook vindt men het prettig dat een onafhankelijke partij met enige afstand, de zaken uitzoekt. Zo ook aan het begin van 2020. Wanneer in maart de financiële afwikkeling van het boekjaar 2019 in volle gang is, springt de financial controller bij om de afdeling te helpen bij het analyseren en afronden ervan . Een van de controles die worden uitgevoerd is die van de tussenrekeningen. Na enige uren analysewerk komt de financial controller grote bedragen tegen op een voor hem onbekende tussenrekening. Ook de bedragen en het feit dat deze zijn betaald, komen hem niet bekend voor. Dit bevreemdt hem, want hij is immers als tweede paar ogen betrokken in het vier-ogen-principe van de betalingsproces. Wanneer de financial controller navraag doet bij het ‘andere paar ogen’ (de financieel directeur), heeft ook deze geen enkel idee waar de boekingen op de tussenrekening betrekking op hebben.
Valselijk opgemaakte handtekening
Zodra de vakantievierende medewerker terugkeert op kantoor, wordt hem gevraagd om een toelichting. Aanvankelijk is deze medewerker zich naar eigen zeggen van geen kwaad bewust. Hij heeft geen verklaring voor de verdwenen facturen en zegt geen idee te hebben waar de bedragen op van toepassing zijn. Digitaal forensisch onderzoek laat echter zien dat deze medewerker op de data van de bewuste betalingen, zelfstandig betaaladvieslijsten heeft uitgedraaid en betalingen heeft aangemaakt en klaargezet. Met betrekking tot de betaaladvieslijsten is iets vreemds. Deze worden namelijk door zowel de financial controller als de financieel directeur ter goedkeuring ondertekend. De bewuste betaaladvieslijst is voorzien van een handtekening van de financieel directeur, zo lijkt het. Maar – zo blijkt na verder onderzoek – deze is valselijk opgemaakt. Het betreft een kopie van een eerdere goedkeuring van een betaling door de financieel directeur. Wat tevens opvalt is dat de tweede handtekening van de financial controller ontbreekt. Navraag op de financiële administratie leert dat dit wel vaker het geval is: met één handtekening in plaats van twee, wordt toch de betaling doorgevoerd. Ook is het niemand opgevallen dat er een gekopieerde handtekening op stond.
Verdoezelen van gemaakte fouten
Na een aantal keer de aantijgingen te hebben ontkend, gaat de medewerker overstag. De medewerker heeft namelijk een oude handtekening, door middel van het kopiëren van een andere betaaladvieslijst, overgezet. De reden? De bewuste medewerker had een aantal facturen herhaaldelijk vergeten te betalen, wat resulteerde in hoge incassokosten. Toen deze kosten steeds verder opliepen, zag de medewerker geen andere mogelijkheid dan deze ‘ongezien’ door het betalingsproces te loodsen en te laten betalen. Niet vanwege het feit dat deze medewerker de betaling te laat heeft gedaan, maar vanwege het vervalsen van een handtekening is deze medewerker ontslagen.
Lessons learned
Naar aanleiding van de resultaten van het onderzoek scherpt de organisatie de processen met betrekking tot het vier-ogen-principe aan. Daarnaast heeft de organisatie besloten om de integriteitscultuur te gaan versterken. Bijvangst van het onderzoek was namelijk dat er medewerkers waren die al wel lucht hadden gekregen van de incassokosten, maar dit niet met de leidinggevende hadden gedeeld omdat ze gewend waren ‘zaken samen op de afdeling op te lossen.Door middel van een rondetafelgesprek en een dilemmabattle is de betreffende afdeling inmiddels een stuk beter uitgerust om dergelijke situaties in de toekomst te voorkomen.