Overtrekken van lijntjes. Wie heeft het vroeger niet geleerd op de basisschool? Wie denkt dat dit geen basis zou kunnen zijn voor het namaken of vervalsen van handtekeningen komt bedrogen uit, zo bleek tijdens een van onze rechercheonderzoeken.

Uit een interne controle bij onze opdrachtgever bleek dat er mogelijk een overzicht, waarop uren van uitzendkrachten waren gedeclareerd, was gemanipuleerd. Hoewel de urenstaten door zowel de uitzendkracht als onze opdrachtgever waren ondertekend, vertrouwde de interne controller de handtekeningen niet. Hij vergeleek ze met eerder ingediende urenstaten van de uitzendkracht en cliënt en stelde vast dat de handtekeningen niet geheel gelijkend waren.

Onderzoek
Uit het door ons ingestelde onderzoek bleek dat de afdeling die verantwoordelijk was voor aanlevering van de getekende urenstaten wist dat ze binnenkort onderworpen zou worden aan een audit. Tevens bleek dat men op deze afdeling de zaakjes niet op orde had. Uit interviews met medewerkers van de afdeling bleek dat een groot aantal urenstaten niet door de uitzendkracht en de cliënt waren ondertekend. Toch was er betaald voor de geleverde diensten, terwijl dit volgens de richtlijnen absoluut niet mocht. Daarom stelde de manager van de afdeling Finance voor om deze urenstaten alsnog te voorzien van een gelijkende handtekening. Hiertoe werden eerder ondertekende urenstaten als voorbeeld gebruikt. Deze werden onder de niet ondertekende urenstaat gelegd, waarna de handtekeningen simpelweg konden worden overgetrokken

“De handtekeningen konden simpelweg worden overgetrokken”

Nadat de vervalsingen aan het licht waren gekomen, verklaarde de manager uit goede wil te hebben gehandeld om het proces van de geplande audit niet te verstoren. Zij gaf aan onder grote werkdruk te hebben gehandeld en zich geen moment te hebben bedacht dat zij valsheid in geschrifte pleegde, waarmee zij de reputatie van haar werkgever op het spel zette.

Advies en afhandeling
Op ons advies zijn de richtlijnen voor het fiatteren van de urenstaten en andere documenten aangescherpt. Zo is bijvoorbeeld een elektronische ondertekening door de cliënt ingevoerd. Onze opdrachtgever heeft geen financiële schade opgelopen, maar heeft de betrokken cliënten in kennis gesteld van het onderzoek. Dit om mogelijke reputatieschade te beperken. De manager is ontslagen en de betrokken medewerkers zijn op een andere positie geplaatst.

Meer informatie

Dit artikel werd afgelopen maand gepubliceerd in het magazine en op de website van Security Management.
Ton Bok is senior particulier onderzoeker bij Signum Interfocus. Meer weten over Ton? Bekijk dan zijn LinkedIn-profiel.